Günümüzde neredeyse bütün çevrimiçi işlemlerimizi e-posta adresi aracılığıyla yapıyoruz. İletişim başta olmak üzere; bir foruma üye olma, parola unutulduğunda doğrulama, kampanyalardan haberdar olma, çevrimiçi makbuz ve bilet alma gibi pek çok işlemi e-posta servisiyle gerçekleştiriyoruz.
Birden fazla ve temalarına göre gruplandırılmış e-posta adresleri kullanmıyorsanız, tüm bu işlemler tek bir e-posta sağlayıcı üzerinden gerçekleşiyor demektir. Bir de e-mail adresi gerektiren her platforma aynı mail adresini veriyorsanız, e-posta sağlayıcınızın ekranının arapsaçına dönmüş olması kaçınılmazdır. Dolayısıyla ders materyalleriniz, en çok alışveriş yaptığınız mağazadan kazandığınız hediye kuponu, küçük kardeşinizin yanlışlıkla gönderdiği mail ve dün sipariş ettiğiniz ürünün kargo bilgileri aynı ekranda sıralanmış olabilir.
Yukarıda bahsettiğim kaosu önlemek ve sizin için önem arz eden e-postaya çok daha hızlı ve kolay bir şekilde ulaşabilmek için, en eski e-posta sağlayıcıl
arından biri olan Hotmail’in başlattığı işaretleme (bayrak) sistemi mevcuttur. Bayrak sisteminde, göndericisi veya konusu önem arz eden e-postaları işaretleyebilirsiniz. Böylece o göndericiden gelen mail işaretlenecek, e-posta kutunuzda ararken bulmanıza yardımcı olacaktır. Ayrıca işareti geri almadığınız takdirde aynı göndericiden gelen sonraki mailler de işaretli olarak gelecektir.
Esas olan, sizin e-posta beklediğiniz kişilerden veya önemli bulduğunuz kuruluşlardan gelecek mailleri manuel olarak işaretlemenizdir. İşaretlenen kişiden gelen e-posta, sonraki gönderilerde içeriğine veya gönderilme tarihine bakılmaksızın otomatik olarak işaretlenmeye devam eder. İşaretlenen gönderici artık dikkatinizi çekmiyorsa, yine sizin manuel olarak işareti (başka bir deyişle bayrağı) kaldırmanız gerekir. Dolayısıyla gelen e-postaların önemli olarak işaretlenmesi kullanıcıya bağlıdır.
Giden e-postaları işaretlemek de mümkündür. Konu kısmında “acil” veya “önemli” gibi anahtar kelimeler kullanıldığı takdirde, gönderilen e-posta sistem tarafından alıcının dikkatini çekmek adına işaretlenir. Ancak bu işaret gelen e-postaların işaretlenmesinden farklı olarak, yalnızca o e-posta için geçerli olacaktır. Alıcı sonradan bayrağı kaldırabilir.
Bazı e-posta sağlayıcıları, kullanıcının önemli maillere ulaşmasını kolaylaştırmak adına manuel işaretlemenin yanında sistemin otomatik olarak önemli mailleri belirlemesini de sağlamıştır. Örneğin, bir Gmail kullanıcısıysanız, otomatik olarak işaretlenmiş bir mailde, gönderenin adresinin altında “Sihirli sosumuza göre önemli” (Important according to our magic sauce) ibaresiyle karşılaşmışsınızdır. Sihirli sosun amacı, Gmail’in kullanıcı alışkanlıklarına göre gelen e-postaların önemli olup olmadıklarını belirlemek ve böylece önemli maillerin gözden kaçmasını veya spam kutusuna atılmasını engellemektir.
Sihirli sosun ‘sihirli’ olmasının nedeni, Gmail’in pek çok aşamadan oluşan bir tarama sistemi kullanarak önemli mailleri diğerlerinden ayırıp işaretlemesidir. Sihirli sosun gelen e-postaya ‘dökülmesi’ için aşağıdaki ölçütlerden herhangi birinin gerçekleşmesi gerekir:
1. E-posta, Gmail aracılığıyla iletişim kurduğunuz alıcı veya göndericidense, aranızdaki e-postalaşma sıklığı sihirli sos tarafından taranır. Eğer sürekli mail alışverişi içindeyseniz veya e-posta sağlayıcının kaydettiği diğer kullanıcılara kıyasla daha sık etkileşimde bulunduysanız, sihirli sos tarafından o e-posta ve sonraki e-postalar işaretlenir.
2. Eğer gelen e-posta bir gerçek kişi kullanıcıdan değil de bir kuruluştan, forumdan, sosyal medyadan geliyorsa, o postaları açıp açmama sıklığınız kontrol edilir. Örneğin, bültenlerini e-posta aracılığıyla size gönderen bir yayınevi düşünün. Yayınevinin maillerini açıyor ve kaydadeğer bir zaman aralığında içeriğe baktığınız açıkça anlaşılıyorsa, sihirli sos o bültenleri içinde ‘önemli’ yazmasa da ve aranızda bir e-posta alışverişi bulunmasa da işaretler. Ancak gelen mailleri hiç açmıyor, bekletiyor, hatta doğrudan siliyorsanız, sihirli sos bu yayınevinden gelen mailleri işaretlemeyecektir.
3. Gmail her ne kadar içerik taraması yapmadığını belirtse de, ilgi alanlarınıza göre maillerinizden çıkarılmış bazı kelime ve kelime grupları da sihirli sosun maillerinizi işaretlemesi için yeterli bir sebeptir. Örneğin, spor dergilerine söz konusu mailinizi vererek üye olduysanız, bu dergiden gelen bildirimleri okuyor, içinde ‘futbol’ veya ‘basketbol’ geçen herhangi bir mailin neredeyse hiçbirini atamıyorsanız; sihirli sos sizin ilgi alanınızın spor olduğunu belirler. Bu nedenle, “spor, futbol, Fenerbahçe, Beşiktaş” gibi kelimeleri anahtar kelime olarak belirler. Bir sonraki mailin konusunda veya içeriğinde kelimelerden herhangi biri geçiyorsa, sihirli sos o e-postayı işaretleyecektir.
4. Gönderici, size benzer bilgilere sahipse sihirli sos bu bilgilerin benzerliğine göre de maili işaretler. Örneğin, aynı üniversiteden ve aynı fakülteden başka bir öğrenciden aldığınız mail, Gmail’in sizin bu bilgilerinizi bilmesi kaydıyla işaretlenecektir. Fakat bu kriter, sihirli sos için tek başına yeterli değildir. Diğer beş kriterden birini de sağlıyor olması gerekir.
5. Gmail sizin e-posta sağlayıcısını mobil uygulama ve bilgisayar üzerinden kullanım şeklinizi de değerlendirir. Örneğin, daha önce yıldızla veya bayrakla işaretlediğiniz bir kullanıcının bayrağını kaldırdıysanız artık sihirli sos onu ilgi alanınızdan çıkmış kabul eder. Bundan sonra sizin manuel olarak işaretlemeniz gerekir. Benzer olarak, maili doğrudan okumuyor ve arşivliyorsanız, her ne kadar bir bekleme süresinden sonra o maile dönüş yapıyor olsanız dahi, sihirli sos o maili de işaretler.
Sonuç olarak, işaretleme (e-posta sağlayıcınıza göre bayrak veya yıldızlama), e-posta kullanıcılarının önemli mailleri diğerlerinden ayırmasını sağlayan, kolay ve hızlı bir yöntemdir. Gmail’in sihirli sosu, manuel olarak işaretlenmeyen maillerin gözden kaçmasını engellemeyi ve alışkanlıklara göre önem ve ivedilik arz eden mailleri ön plana çıkarmayı amaçlamaktır. Her ne kadar e-posta içeriğinin gizliliği hususunda akıllarda birtakım soru işaretleri bıraksa da, sihirli sosun hayatı kolaylaştıran bir sistem olduğu kanısındayım.
Kaynakça:
https://support.google.com/mail/answer/186543?hl=en
https://www.lifewire.com/how-to-mark-mail-important-for-priority-inbox-in-gmail-1171946
